La crise sanitaire actuelle touche toute l'économie. Les freelances sont les premiers impactés par le ralentissement et beaucoup d'entre eux subissent donc une interruption d'activité qui se manifeste de différentes manières : reports et annulations de mission, suspension totale de l'activité de certains secteurs comme l'événementiel, difficultés financières des entreprises clientes provoquant des factures impayées pour les freelances ...

Dans ce contexte particulier, l'enjeu est double pour les freelances : assurer leur propre pérennité et conserver de bonnes relations avec leurs partenaires afin de préparer la reprise.

Comment maintenir de bonnes relations commerciales avec ses clients et partenaires tout en se protégeant en tant que freelance?

Voici différentes situations auxquelles les freelances sont confrontés actuellement, en conséquence de la crise sanitaire.

Report / suspension de la mission

Beaucoup d'entre vous voient leurs missions reportées ou suspendues brutalement et parfois sans en être avertis directement.

Ces circonstances sont inédites et soudaines pour les entreprises également, à tel point que certaines ne sortiront pas indemnes de cette crise sanitaire.

Voici différents cas de figures que nous avons vus chez les adhérents Wemind :

  • report de mission : le client vous informe officiellement du report de la mission à une date précise. Cela peut prendre la forme d'un mail, d'un appel téléphonique, d'un courrier recommandé (physique ou numérique).
  • suspension de mission : le client vous informe officiellement de la suspension de la mission à cause de difficultés financières. On ne sait pas encore si la mission pourra reprendre.
  • silence de la part du client : vous apprenez par un autre moyen qu'une communication officielle que la mission est suspendue : non paiement de facture(s), information récupérée auprès d'autres partenaires...

Dans ces différents cas, la reprise de la prestation est incertaine. A l'inverse, il peut arriver que le client soit certain que votre activité reprendra une fois la crise passée.

De plus, les freelances seront les premiers à bénéficier de la reprise économique car ils sont une solution flexible pour les entreprises (qui n'embaucheront qu'en phase stabilisée).

💡 Par conséquent, il est nécessaire de privilégier le contact avec son client .

Oui, il peut être frustrant d'être dans une situation d'attente et d'incertitude. Mais le fait de garder contact tout d'abord par téléphone avec son client est un bon moyen de maintenir de bonnes relations commerciales, de se soutenir dans cette période, et aussi d'être informé d'un potentiel changement de situation pour l'entreprise et donc pour la mission.

Ensuite, ces échanges oraux peuvent être matérialisés par écrit, par exemple via l'envoi d'un email au client lui notifiant que, suite à votre entretien téléphonique, vous avez bien noté que la mission est temporairement suspendue et que ce dernier doit vous informer de tout changement et évolution relative à la mission dès qu'il en a connaissance.

En outre, le réflexe dans ce contexte est bien souvent de se référer au contrat qui lie les parties, quand il y a en un.

Suite à des échanges par écrit et par téléphone, les parties peuvent trouver un accord commun . Il suffit que cela soit matérialisé explicitement par écrit et validé par les deux parties. Par exemple, vous pouvez vous mettre d'accord avec votre client pour le report de la mission jusqu'à une première échéance qui peut être amenée à évoluer en fonction de la situation globale.

💡 La force majeure peut être invoquée par le client pour justifier la suspension du contrat (événement extérieur, irrésistible et imprévisible).

Il semble que les caractéristiques de la crise sanitaire répondent aux conditions d'application de la force majeure. Son application au Covid19 doit être appréciée par le juge.

Difficultés financières des entreprises clientes, provoquant des impayés pour les freelances

Privilégier le dialogue

Du fait de la crise, certaines entreprises n'ont plus de trésorerie pour rémunérer leur personnel et leurs prestataires externes. D'où la mise en place du chômage technique, le fait de ne pas honorer les factures des freelances et autres prestataires et, parfois, la fermeture temporaire de certaines sociétés.

En tant que freelance, vous n'êtes soudainement plus rémunéré. En effet, que le prestataire soit dans un cas de suspension de mission ou non, les règlements ont cessé depuis l'apparition de la crise sanitaire.

💡 Une fois de plus, il faut insister sur l'importance de garder contact avec son client .

Le contact doit se faire oralement dans un premier temps si cela est possible, afin que le client et le freelance puissent échanger sur leurs situations respectives. Le contact par téléphone ou par visio est également plus chaleureux que les écrits. Ensuite, l'envoi de mails et / ou de courriers s'avère nécessaire afin de conserver une trace écrite.

En pratique, il n'est pas toujours possible de maintenir un contact avec son client, d'autant plus que le non-paiement des factures peut avoir de lourdes conséquences financières pour le freelance.

Réagir en cas d'impayé

Si vous attendez un paiement pour un travail réalisé et que votre client refuse de vous payer, en prétextant la crise sanitaire, alors vous êtes dans une situation d'impayé.

Vous allez devoir procéder au recouvrement de vos factures.

Pour rendre le recouvrement possible, vous devez obligatoirement être en possession de documents signés (contrat, devis, bon de livraison) et de factures impayées.

💡 Il est indispensable de toujours prévoir par écrit les modalités d'exécution de votre mission et de faire signer cet (ces) écrit (s) par les parties.
💡 Wemind peut vous accompagner dans le recouvrement de vos factures impayées avec son partenaire Rubypayeur.

Cas d'entreprises clientes faisant faillite

Il faut ramener cette situation d'impayé à la crise financière et à la réalité économique des entreprises (surtout dans certains domaines d'activités).
En effet, l'entreprise peut se révéler être dans une situation telle que son existence même en est menacée.

Votre client est en redressement judiciaire

Cette procédure collective est prévue pour les entreprises et autres entités en situation de cessation de paiement. Elle est mise en place quand le redressement de la société est possible et permet à cette dernière de poursuivre son activité et de maintenir ses emplois.

La procédure de redressement judiciaire obéit à certaines conditions d'ouverture et est organisée en différentes étapes.

💡 Si toutes ou certaines de vos factures sont impayées et que votre client se trouve dans une procédure de redressement judiciaire, il faut déclarer votre créance au mandataire judiciaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Le délai qui vous est imparti pour déclarer votre créance est de 2 mois à compter de la publication au Bodacc du jugement d'ouverture de la procédure collective.

En savoir plus sur :

Votre client est en liquidation judiciaire

A l'instar de la procédure de redressement judiciaire, l'entreprise ou autre entité ne peut plus honorer le paiement de ses créances. La situation de la société est telle que son activité est interrompue et son rétablissement impossible.

Cette procédure est mise en place dans le but d'organiser la dissolution de la société.

Elle répond à certaines conditions et s'organise en différentes étapes.

💡 Ici, il vous faut déclarer votre créance au liquidateur judiciaire par lettre recommandée avec accusé de réception à compter de la publication du jugement d'ouverture au Bodacc, si et seulement si votre créance existait avant le jugement d'ouverture de la procédure de liquidation judiciaire.

En savoir plus sur :

L'ouverture d'une procédure collective peut donc stopper la relation vous unissant à votre client suite à l'état de cessation de paiement de ce dernier.

Arrêt de la mission à l'initiative de l'une des parties : résiliation du contrat

Il est possible que le contrat soit résilié par la seule volonté des parties.

Le client arrête la mission

Votre client vous informe qu'il arrête la mission ou qu'il souhaite le faire.

Pour cela, il doit respecter les termes du contrat :

  • si la résiliation est prévue au contrat, vérifiez que les règles encadrant cette résiliation, telles que le respect d'un préavis, soient respectées ;
  • vérifiez si la résiliation unilatérale anticipée est prévue dans le contrat.

Un commun accord peut également être trouvé entre les parties.

Le freelance met un terme à la mission suite à la crise du Covid19

Pour cela, votre démarche doit être guidée par les dispositions de votre contrat.

Tout d'abord, votre contrat peut prévoir la résiliation unilatérale anticipée. En effet, cette dernière est souvent matérialisée par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception notifiant la volonté de la partie de mettre fin au contrat.

La date de résiliation du contrat est également prévue au contrat : x jours à compter de la réception de la lettre recommandée notifiant la résiliation. Le respect d'un préavis peut également être fixé.

Ensuite, le contrat peut prévoir la résiliation pour manquement d'une des parties à ses obligations contractuelles. Dans ce cas, la partie doit notifier par lettre recommandée avec accusé de réception le manquement reproché à la partie adverse, par exemple le défaut de paiement répété des factures par son client.

💡 Il est possible que le contrat ne prévoit pas de rupture anticipée unilatérale (notamment dans les contrats de prestation de service à durée déterminée). D'où le fait de bien lire les termes de votre contrat avant de le signer. En tant que co-contractant, il est dans votre droit de négocier les termes de votre contrat .

Une fois de plus, l'existence d'un contrat est indispensable pour encadrer et fixer les règles de la relation contractuelle que les deux parties doivent respecter.

Dans le contexte de l'épidémie du Covid19, vous pouvez vous sentir bloqué dans votre mission, par la suspension du contrat par exemple. Ou encore, vous pouvez subir un défaut de paiement de la part de votre client et vous retrouver soudainement sans revenu. Il sera donc possible d'utiliser les cas de résiliations prévus par le contrat pour retrouver éventuellement une autre mission.

Néanmoins, il faut prendre conscience que cette résiliation a des conséquences sur la relation que vous entretenez avec votre client et garder à l'esprit le contexte de crise sanitaire qui peut impacter temporairement votre client.

ℹ️ En l'absence de contrat, votre relation sera régie par le droit commun des contrats (articles 1101 et suivants du Code civil).

💡 Si votre client invoque la force majeure pour résilier le contrat et qu'une clause de force majeure est présente dans votre contrat, cette dernière peut être utilisée. Seul le juge peut apprécier l'application de la force majeure dans la situation de crise sanitaire actuelle.

Le contexte de crise sanitaire peut donc avoir pour conséquence de priver le freelance de mission et donc de revenu.

💡En temps normal, il est conseillé d'avoir au moins 3 mois de trésorerie en avance, en prévision de périodes incertaines, comme celle que nous vivons actuellement.

En conclusion

Dans ce contexte inédit, le dialogue et la mobilisation sont les maîtres mots.

Retrouvez ci-après notre page qui recense toutes les aides mises en place pour les freelances ainsi que d'autres liens utiles (sport, culture, cuisine, activités pour les enfants etc.) : les aides pour les freelances

Toute l'équipe Wemind est à votre disposition et vous accompagne dans cette situation particulière.

Ecrivez-nous à hello@wemind.io .