Le délai de paiement de votre facture est dépassé. Que faire ? Par où commencer ? Que dire à son client ?
La gestion d'un impayé peut rapidement devenir un casse-tête, surtout lorsque c'est la première fois qu'on est confronté à une telle situation.
En tant que freelance, on peut se sentir esseulé face à une entreprise qui semble bien mieux armée au niveau juridique. Souvent, le temps manque aux indépendants pour gérer ces situations délicates : plutôt que de dépenser du temps et de l'énergie à chercher à recouvrer leur argent, beaucoup abandonnent et se concentrent sur de nouvelles missions.

💡 Chaque année, on compte 56 Milliards d'euros d'impayés en France, soit 2,5% du PIB ! Cela représente des pertes considérables pour les indépendants et les entreprises qui subissent le non paiement de leurs factures de la part de leurs clients.

Nous vous présentons ici nos conseils pour gérer un impayé, de la relance informelle à la procédure judiciaire en passant par les conseils en relations commerciales et le recouvrement.

Plan de l'article :
1. Démarrer les relances auprès de votre client
2. Officialiser le recouvrement : la phase amiable
- quelques règles simples en matière de relance de factures
- l'action d'un prestataire externe : cabinet de recouvrement, avocat
3. Renforcer le recouvrement : la phase judiciaire
4. Le meilleur conseil : anticiper et se protéger
5. Les avantages d'être adhérent Wemind dans le cas d'un impayé

Démarrer les relances auprès de votre client

Officiellement, vous êtes en impayé lorsque le délai de paiement de votre facture est écoulé et que vous n'avez toujours pas reçu les fonds sur votre compte bancaire de la part de votre client.
Si vous n'aviez pas indiqué de délai de paiement, il faut prendre le délai de base en France qui est de 30 jours.

Pour commencer, il convient de relancer votre client de vive voix (par téléphone ou en visu si vous êtes sur le même lieu).
Il est conseillé de garder un maximum de contacts oraux puis de systématiquement faire un écrit pour résumer les échanges. Par exemple, suite à un échange téléphonique, tout simplement faire un récapitulatif de ce que vous vous êtes dit avec votre client :"Suite à notre appel, je prends bonne note qu'il y a eu un oubli du règlement de ma facture et que vous allez déclencher le paiement dès aujourd'hui."
Nous conseillons de toujours procéder en premier lieu avec les échanges oraux car ceux-ci sont plus chaleureux que les écrits, qui peuvent rapidement apparaître comme froids et pouvant mener à des tensions. Alors qu'un simple coup de fil peut désamorcer un malentendu en quelques secondes seulement.

Dès les premiers appels et mails de relance pour le paiement de votre facture, vous pouvez créer un suivi : un tableau simple avec les types de relances et les dates. Cela vous permettra de tenir comme un carnet de bord sur le nombre de relances effectuées avant le paiement. Vous pourrez alors avoir une synthèse simple et claire sur la difficulté plus ou moins grande à vous faire payer par vos clients.

N'hésitez pas à relancer votre client régulièrement. Soyez concis et efficace, allez droit au but.

DOs and DON'Ts

✅ Ce qu'il faut faire
✔︎  rester cordial
✔ vous donner une limite du nombre de relances : par exemple, 3 relances (par téléphone et avec à chaque fois un mail pour résumer les échanges) avant de passer aux étapes suivantes (voir plus bas)

❌ Ce qu'il ne faut pas faire
✘ entrer dans un rapport émotionnel ou personnel : il faut rester professionnel

🌹 Wemind vous aide
Faites-nous part de votre situation, nous vous conseillerons en fonction sur les relances que vous pouvez mettre en place, sur le ton avec votre client, sur les méthodes commerciales d'usage, etc.

Wemind vous fournit des modèles de documents à utiliser : courriers et mails de relances, lettres de mises en demeure.

Officialiser le recouvrement : la phase amiable

Quelques règles simples en matière de relance de factures

Afin d'entrer dans une phase de relances formelles et structurée, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes. Cela inscrira votre démarche dans une suite d'étapes coordonnées et donnera du poids à vos relances.

  1. Déterminer un planning des relances.
    - première relance huit jours après la date d’échéance de la facture
    - deuxième relance quinze jours après la date d’échéance de la facture
    - troisième relance un mois après la date d’échéance de la facture : mise en           demeure avec accusé de réception
  2. Graduer le contenu des relances et alterner, si possible, appels téléphoniques et envois de mails et/ou de courriers.
  3. Ne pas omettre de réclamer, outre le principal de la créance, les sommes éventuellement prévues contractuellement en cas de retard de paiement telles que :
    - les intérêts conventionnels de retard (les intérêts de retard au taux légal              sont acquis de droit)
    - l’indemnité forfaitaire de recouvrement
    - la clause pénale
  4. Confirmer toujours par un écrit (courriel) le contenu des échanges verbaux ou des entrevues avec les débiteurs
    Exemple : promesse de paiement, accord de règlement en plusieurs mensualités, réunion organisée afin de solutionner un litige...
  5. Ne jamais laisser sans réponse un courrier de contestation. Une réponse circonstanciée doit y être impérativement apportée par mail ou courrier (de préférence recommandé).
    A défaut, dans l’éventualité où le recouvrement de la créance nécessiterait d’engager une procédure judiciaire, le fait de ne pouvoir rapporter la preuve d’une réponse à un litige invoqué par le débiteur peut être considéré comme une reconnaissance et une acceptation du différend.
  6. Au terme du processus de relance (soit une semaine après une mise en demeure restée sans effet) transmettre le dossier à un prestataire externe
    Le temps est un ennemi en matière de recouvrement. Différer cette transmission réduit les chances d’un recouvrement rapide.
💡 Si vous êtes adhérent chez Wemind, n'hésitez pas à nous contacter pour voir si une prise en charge est possible.

DOs and DON'Ts

✅ Ce qu'il faut faire
✔ ︎faire un suivi des relances pour chaque impayé
✔ indiquer des échéances précises à votre client : vous attendez le paiement pour telle date à telle heure
✔ transmettre votre dossier pour recouvrement dès que votre planning de relance est terminé

❌ Ce qu'il ne faut pas faire
✘ laisser le temps passer en espérant le paiement de la part de votre client : vous devez suivre de manière précise vos relances et rappels et savoir précisément à quelle date vous décidez de passer la main à un prestataire externe
✘ laisser son client donner des dates : c'est à vous de décider des échéances de paiement de votre facture


🌹 Wemind vous aide
C'est votre première mission en tant que freelance ? Ou bien vous ne savez pas comment établir un planning par rapport à votre mission (documents, dates des livrables, dates de paiements, etc.) ? Wemind vous aide en amont à préparer votre mission et votre planning.

Wemind vous aide également à mettre en place votre échéancier de relances tout en restant au contact de votre client.

Bénéficiez également de l'entraide de la communauté Wemind : des milliers d'autres freelances sont solidaires et se donnent des conseils et du soutien chaque jour.

L'action d'un prestataire externe : cabinet de recouvrement, avocat

Bien qu'il est conseillé d'essayer au maximum de trouver une solution amiable avec son client, il arrive qu'on ne puisse pas réussir seul à recouvrer son impayé.
C'est pourquoi les prestataires externes proposent leurs services afin d'aider les freelances et les entreprises face à des mauvais payeurs.
Les prestataires principaux dans le recouvrement d'impayés sont les cabinets de recouvrement et les avocats.

Les cabinets de recouvrement sont spécialisés dans le recouvrement de factures impayées pour le compte de freelances et d'entreprises. Ils ont des méthodes et des process bien spécifiques pour maximiser l'efficacité. Ils débuteront par une phase amiable et pourront enchaîner sur une phase judiciaire si besoin. Pour se rémunérer, les cabinets de recouvrement fonctionnent le plus souvent à la commission en cas de succès : ils prélèvent un pourcentage des sommes qu'ils arrivent à récupérer. Par exemple, si la commission est de 15% et que le cabinet recouvre 1.000€ pour vous dans le cadre d'un impayé, vous paierez une commission de 150€ au cabinet.

En phase amiable, le cabinet va procéder aux actions suivantes :
- envois de courriers recommandés (en général 2 maximum) avec accusé de     réception dans le but de "mettre en demeure" votre client de payer la facture       qu'il vous doit
- mails de relances
- appels
- sms

Dans la phase amiable, un avocat mettra en place le même type d'action que le cabinet de recouvrement mais ne se rémunèrera pas de la même façon. En général, dans le cadre d'un recouvrement, l'avocat facture des honoraires pour les démarches amiables (envois de courriers et de mails, appels, frais d'envoi des courriers) mais ne se rémunèrera pas sous forme de commission en cas de succès.

A l'issue de cette phase amiable, si votre client finit par vous régler les fonds qu'il vous doit, alors le litige prend fin et le dossier est clôturé. Si cette phase ne donne rien, il faut alors enchaîner sur une procédure judiciaire. Cela signifie que c'est une décision de justice qui permettra de trancher et de mettre fin au litige. Retrouvez dans la partie ci-après les étapes de la phase judiciaire.

🌹 Wemind vous aide
Avec Wemind, vous bénéficiez d'une protection juridique.
Celle-ci inclut un soutien en cas d'impayés : nous vous proposons un accompagnement via notre cabinet de recouvrement. Ce dernier entame toutes les démarches de recouvrement pour vous, que ce soit en amiable et / ou en judiciaire.
Vous serez prélevé d'une commission de 15% sur toutes les sommes récupérées par le cabinet.

Renforcer le recouvrement : la phase judiciaire

Si la phase amiable n'a pas suffit à recouvrer votre créance, vous pouvez lancer une phase judiciaire.
Voici les trois procédures différentes qui peuvent être mises en place pour une phase judiciaire du recouvrement :

  • l'injonction de payer
  • l'assignation au fond
  • le référé-provision

La procédure de recouvrement judiciaire consiste à saisir le Tribunal de commerce compétent dans le but d'obtenir tout acte juridique (un titre exécutoire par exemple) qui constate la créance et permet de récupérer les fonds sur le patrimoine du débiteur.

💡Le Tribunal de commerce compétent est celui où se situe l'établissement de la société débitrice (pour une personne morale) ou celui où se situe la résidence du débiteur (pour une personne physique).

Comment préparer son action en judiciaire :

  • déterminer le montant exact de la créance (étape qui a déjà été faite normalement lors du recouvrement amiable)
  • réunir tous vos documents qui constituent des éléments de preuves de l'existence de la créance : contrat(s) signé(s), devis signé(s), factures, échanges avec le débiteur (mails, courriers, mise en demeure de payer etc.)

L'injonction de payer

L'injonction de payer est une procédure gratuite pour les créances jusqu'à 10.000€. Elle est accessible à toute personne ou entreprise. Le recours à un avocat est facultatif. Elle permet de passer par un juge ou par un huissier pour récupérer une dette.

Les étapes de l'injonction de payer :

  1. vous constituez votre dossier avec le montant de la créance
  2. vous remplissez le formulaire à adresser au Tribunal judiciaire : voir le formulaire de Demande en injonction de payer devant le président du tribunal judiciaire. Les frais de greffe sont de 39 €

    💡 Lorsque vous remplissez le formulaire, n'oubliez pas de demander que le débiteur prenne en charge des frais de recouvrement (frais de timbre fiscal, frais de greffe, frais de signification par huissier, et frais d'avocat s'il y en a).
  3. le tribunal vous donne une réponse :
    ✔︎ favorable = le juge rend une « ordonnance portant injonction de payer » pour la somme qu'il retient. Cela signifie que, au vu des éléments de votre dossier, le juge vous donne raison

    ou

    ✗ défavorable = le juge rejette votre demande. Vous pouvez alors vous tourner si vous le souhaitez vers une procédure judiciaire classique
  4. en cas de réponse favorable, c'est à vous de transmettre l'ordonnance d'injonction de payer au débiteur par huissier de justice, à vos frais = cette étape signifie que vous allez contacter un huissier afin qu'il signifie la décision du juge à votre débiteur. Concrètement, l'huissier va se déplacer ou bien envoyer un courrier recommandé à votre débiteur pour l'informer de la décision du juge. Dans cette communication, il lui demandera d'effectuer le règlement qu'il vous doit.
  5. suite à la réception du courrier de l'huissier, votre débiteur dispose d'un délai d'1 mois pour contester la décision du juge

    ✔︎ si le débiteur ne conteste pas l'injonction de payer à l'expiration du délai d'1 mois, le créancier peut demander au greffe d'apposer la formule exécutoire sur l'ordonnance. Celle-ci possède alors valeur de jugement. Pour faire exécuter l'ordonnance, vous devez vous adresser à un huissier de justice.

    ✗ si le débiteur conteste l'injonction de payer, le tribunal convoque alors les parties. Après avoir tenté de les concilier, un jugement est rendu. Il appartiendra au juge de confirmer ou d'infirmer l'ordonnance. La procédure deviendra alors contradictoire : les parties devront soumettre leurs arguments et leurs preuves devant le juge.

Avantages et limites ➖ de l'injonction de payer
➕ procédure de recouvrement judiciaire la plus rapide : obtention du titre exécutoire rapidement.
procédure la moins coûteuse.
jugement du débiteur "sur pièces", c'est-à-dire sans avoir besoin de convoquer les parties au tribunal.


votre dossier doit être solide, à défaut il sera facilement contestable par votre débiteur qui s'opposera à l'ordonnance du juge.
Nous vous conseillons de présenter un dossier complet qui prouve l'existence de façon certaine de votre créance : contrat signé, devis signé, cahier des charges, CGV signées, factures, échanges qui prouvent l'accord du client concernant le prix etc...
cette procédure n'est pas adaptée aux créances d'un montant important.

Retrouvez les détails de la procédure en injonction de payer directement sur le site du Service Public : Injonction de payer - Recouvrement de créances


🌹 Wemind vous aide
Si vous désirez lancer une procédure d'injonction de payer par vous-même, Wemind est à votre disposition pour vous aider : donner un avis sur votre dossier au préalable, donner des conseils pour rédiger les courriers et remplir les documents, suivre l'avancée de la demande, etc.

L'assignation au fond

C'est la procédure de recouvrement de créance la plus utilisée dans le cas d'impayés. A l'instar de la procédure d'injonction de payer, la représentation par un avocat n'est pas obligatoire. Vous êtes libre de vous faire représenter par un avocat ou bien de ne pas le faire. Dans ce cas, vous devrez préparer et plaider seul votre dossier.

Les étapes de l'assignation au fond (si vous décidez de plaider seul) :

  1. il faut tout d'abord préparer l'assignation. Retrouvez sur le site d'Infogreffe la marche à suivre : L'assignation en paiement au fond
  2. vous déposez votre projet d'assignation au greffe et vous payez le timbre fiscal (35 €) ainsi que les frais de greffe (82,17 €)
  3. vous délivrez l'assignation au débiteur par huissier au moins 15 jours avant la date de l'audience.
    ℹ️ L'assignation est l'acte par lequel l'huissier de justice notifie au débiteur qu'une demande en justice est formée à son encontre et qu'il doit se présenter devant le tribunal à la date indiquée.
  4. l’affaire est inscrite au rôle général par le greffier, il s'agit de l'enrôlement, à la date d'audience figurant dans l'assignation.
  5. vous devez "placer" (déposer) l'assignation, c'est-à-dire que vous devez déposer au greffe du Tribunal de commerce le second original de l'assignation dans un délai de 8 jours maximum avant la date d'audience.
    Ensuite, le défendeur (débiteur) peut répondre à cette assignation sous forme de conclusions auxquelles le créancier (vous) peut répondre à son tour.
    ℹ️ Il faut savoir que ces échanges de conclusions entre les parties peuvent être plus ou moins longs car le créancier peut demander au tribunal un délai supplémentaire pour déposer de nouvelles conclusions répondant à celles du débiteur, et ainsi de suite.
  6. lors de l'audience, les parties plaident leurs causes devant le président du Tribunal de commerce : oralement, ou en se référant au dossier écrit transmis. Si vous décidez de plaider oralement, il vous faudra alors relater les faits, organiser les pièces et préparer vos arguments.
  7. le jugement du Tribunal de commerce vous est envoyé par courrier.
    Quand le juge rend son jugement et que ce n'est pas un rejet : soit il y a un titre exécutoire et dans ce cas vous pouvez faire exécuter le jugement, soit il n'y a pas de titre exécutoire. Dans ce second cas, il faut attendre que les voies de recours du débiteurs soit épuisées : en résumé, vous n'avez pas de rejet du juge mais vous n'avez pas de titre exécutoire non plus qui vous permettrait de faire exécuter le jugement envers votre débiteur.

    Plusieurs issues possibles :
    ➤ le jugement vous a donné un titre exécutoire : cela signifie que le juge rend une décision favorable pour vous. Vous pouvez alors "signifier l'exécution du titre" par huissier au débiteur. Sachez toutefois que ce dernier peut interjeter appel de la décision. En tant que créancier, vous pourrez alors soit demander l'exécution (pure et simple, ou forcée) du jugement, soit attendre que le délai du débiteur pour faire appel soit épuisé et, à ce moment là, demander l'exécution (pure et simple, ou forcée) du jugement. En pratique, il est préférable d'opter pour le second cas.

    ➤ le jugement ne vous a pas donné de titre exécutoire : le jugement peut tout de même obtenir la formule exécutoire si le débiteur ne fait pas appel de la décision dans le délai imparti (un mois à compter de la signification par huissier). Passé ce délai, vous pouvez demander l'exécution (pure et simple, ou forcée) du jugement au débiteur.

    ➤ En cas de rejet de la demande de paiement : vous avez 1 mois à compter de la signification par huissier pour faire appel de la décision. Ce délai est très court, il faut être très réactif.
Avantages et limites ➖ de l'assignation au fond :
➕ En cas de titre exécutoire délivré et une fois le délai de recours expiré pour le débiteur, la décision devient définitive (titre exécutoire définitif).

Procédure plus longue que l'injonction de payer, surtout si le débiteur conteste la décision rendue, s'engage alors une procédure contradictoire dite « au fond ».
Le coût de la procédure (82,17 € pour deux parties + 36 € timbre fiscal + frais d'huissier).


Suivi :

💡 Vous avez la possibilité de consulter l'état d'avancement de votre dossier sur Justice - Mon espace. Cela est possible à la condition d'avoir consenti à la dématérialisation de votre dossier (via un formulaire accessible sur votre espace justice.fr).

🌹 Wemind vous aide
Si vous désirez lancer une assignation au fond par vous-même, Wemind est à votre disposition pour vous aider : donner un avis sur votre dossier au préalable, donner des conseils pour rédiger les courriers et remplir les documents, suivre l'avancée de la demande, etc.

Le référé-provision

Les étapes du référé-provision (si vous décidez de plaider seul) :

  1. il faut tout d'abord préparer l'assignation. Retrouvez sur le site d'Infogreffe la marche à suivre : Le référé provision
  2. La procédure de dépôt de projet d'assignation et de délivrance de l'assignation par huissier de justice est la même que pour l'assignation au fond. Idem pour ce qui concerne les plaidoiries devant le président du Tribunal de commerce.
  3. Si le juge reconnaît la créance, il rend une ordonnance dite exécutoire de plein droit à titre provisoire c'est-à-dire que le bénéficiaire peut demander l'exécution immédiate de l'ordonnance. Le créancier peut faire exécuter l'ordonnance malgré les éventuelles voies de recours du débiteur, autrement dit que le débiteur fasse appel ou pas.

    Il revient à un huissier de justice de signifier l'ordonnance au débiteur.

    💡 En pratique, il est plus prudent d'attendre que le délai de 15 jours dont dispose le défendeur pour faire appel de la décision soit épuisé, avant de demander l'exécution de l'ordonnance (pure et simple ou forcée) au débiteur.

    Si le juge rejette la demande du créancier, ce dernier a deux possibilités:
    - soit il fait appel de l'ordonnance, pour cela il a un délai de 15 jours à compter de la signification par l'huissier.
    - soit il assigne le débiteur en paiement au fond.

Avantages et limites ➖ du référé-provision :
➕ la rapidité de la procédure
➕ l'efficacité de la procédure : l'ordonnance de référé est "exécutoire à titre provisoire" même en cas d’appel (sauf exception) après signification par huissier, donc peu de temps après l’obtention du titre.
En effet, l'avantage indéniable de cette procédure réside dans le fait que, une fois la créance prouvée, le débiteur doit payer immédiatement cette dernière, même dans le cas où il souhaiterait faire appel de la décision : ordonnance exécutoire "par provision".

le coût de la procédure

🌹 Wemind vous aide
Si vous désirez lancer référé-provision par vous-même, Wemind est à votre disposition pour vous aider : donner un avis sur votre dossier au préalable, donner des conseils pour rédiger les courriers et remplir les documents, suivre l'avancée de la demande, etc.

Conclusion sur les actions judiciaires

Nous avons vu que différentes procédures vous sont offertes si vous êtes dans le cas d'une facture impayée.

Les procédures de recouvrement judiciaire sont plus ou moins longues et coûteuses mais leur avantage résulte dans le fait que votre créance sera reconnue par le juge et signifiée au débiteur par huissier.

Compte tenu du coût que ces procédures peuvent atteindre, les sommes à recouvrer doivent être d'un montant assez conséquent pour justifier le recours à ces dernières.

Pour les trois procédures évoquées, la représentation par avocat n'est pas obligatoire. Toutefois, si le côté administratif et technique de la procédure vous effraye, vous avez la possibilité de vous faire représenter par un avocat qui entreprendra pour vous toutes les démarches, ou bien de passer par une société de recouvrement.

Enfin, décider de recourir à une procédure judiciaire, c'est entrer directement en conflit avec son client et cela aura pour conséquence de mettre fin à toute relation commerciale avec ce dernier.

Le meilleur conseil : anticiper et se protéger

Nous vous avons donné une vue d'ensemble de la gestion d'un impayé.
Mais finalement, il semble que la meilleure des situations possible soit celle où l'on effectue le moins de procédures, qu'elles soient informelles, amiables ou judiciaires.
Comment faire alors pour éviter au maximum les impayés ?

Le but pour les freelances est, en effet, de ne pas avoir à engager des actions pour du recouvrement. Pour cela, il y a deux possibilités :

  • avoir une méthode pour se prémunir des impayés
  • protéger ses factures à l'aide de services spécifiques

Les avantages d'être adhérent Wemind

Concernant les impayés, plusieurs avantages s'offrent à vous lorsque vous êtes adhérent chez Wemind :

  • un ensemble de conseils au niveau juridique et commercial pour bien cadrer ses missions et ainsi se prémunir des impayés : chaque cas étant un cas particulier, nous faisons le point avec vous afin de personnaliser les conseils
  • des documents types pour vos missions (devis, CGV) et vos impayés (mails de relance, lettres de mise en demeure)
  • un accompagnement lorsque vous décidez de lancer des procédures
  • un cabinet de recouvrement pour vous accompagner en cas d'impayés : les démarches sont faites pour vous, vous n'avez rien à faire
  • une protection en cas de litiges avec des tiers (clients, fournisseurs, administration, concurrents, etc.)
  • la puissance de la communauté Wemind : des milliers de freelances qui partagent leurs expériences, échangent leurs "best practices" et accueillent les nouveaux adhérents
  • une équipe à votre disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner, pas seulement dans le cas des impayés mais aussi dans les nombreux autres aspects de votre vie de freelance : santé, assurance professionnelle, questions comptables, administratif

N'hésitez pas à nous écrire à hello@wemind.io.

L'équipe est là pour vous aider et répondre à vos questions.